Как сдать налоговую отчетность по телекоммуникационным каналам связи

Одним из способов подачи налоговых деклараций является их пересылка по телекоммуникационным каналам связи. При использовании этого способа датой представления отчетности в налоговую инспекцию считается дата ее отправки. Об этом сказано в абзацах 1 и 3 пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

Электронные форматы налоговой отчетности утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. 7 ст. 80 НК РФ). При передаче налоговой отчетности по телекоммуникационным каналам связи руководствуйтесь Методическими рекомендациями, утвержденными приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534 (п. 1 приказа ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-6/610, письмо ФНС России от 13 ноября 2010 г. № 6-8-04/0093).

Организации, в которых среднесписочная численность сотрудников за предыдущий год (во вновь созданных или реорганизованных организациях – за месяц создания или реорганизации) превысила 100 человек, должны сдавать налоговую отчетность только по телекоммуникационным каналам связи. Такой способ является единственно возможным для них способом сдачи отчетности в электронном виде. Это касается и организаций, которые отнесены к категории крупнейших налогоплательщиков.

Организации, в которых среднесписочная численность сотрудников за предыдущий год (во вновь созданных или реорганизованных организациях – за месяц создания или реорганизации) не превышает 100 человек, могут передавать налоговую отчетность по телекоммуникационным каналам связи только по своей инициативе. Требовать от таких организаций передачи деклараций (налоговых расчетов) по телекоммуникационным каналам связи налоговые инспекции не вправе.

Это следует из положений пунктов 3 и 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Вопрос о представлении налоговой отчетности в электронном виде на магнитных (съемных) носителях в настоящее время не урегулирован.

Внимание! За несоблюдение установленного способа представления налоговой отчетности в электронном виде предусмотрена налоговая ответственность. Размер штрафа составляет 200 руб. за каждое нарушение. Об этом говорится в статье 119.1 Налогового кодекса РФ.

Ежегодно до 20 января все организации обязаны подать в налоговую инспекцию по месту своего учета сведения о среднесписочной численности сотрудников за прошлый год. Вновь созданные (реорганизованные) организации должны подать сведения о среднесписочной численности не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания (реорганизации).

Для представления сведений используйте форму, утвержденную приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174. Рекомендации по порядку заполнения этой формы доведены письмом ФНС России от 26 марта 2007 г. № ЧД-6-25/353.

Такие правила установлены в пункте 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

Передача отчетности по электронной почте освобождает организацию от ее представления на бумаге (п. 6 раздела I Порядка, утвержденного приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169). Однако, если организации требуются заверенные инспекцией бумажные экземпляры отчетности, сданной в электронном виде (для предъявления в банк, аудиторам и т. п.), инспекция обязана распечатать полученную отчетность и поставить отметку о приеме (п. 158 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 18 января 2008 г. № 9н).

Чтобы сдавать налоговую отчетность по электронной почте, организации нужно иметь:

– компьютер с выходом в Интернет;

– специальную компьютерную программу.

Программу для передачи отчетности по электронной почте можно приобрести только у специализированного оператора связи (п. 5 раздела I Порядка, утвержденного приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169). Информацию о нем получите в своей налоговой инспекции.

С оператором связи необходимо заключить договор на оказание услуг. После этого он подключит организацию к системе передачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи. Специальная программа должна быть защищена от несанкционированного доступа к передаваемым сведениям. Поэтому, кроме специальной программы, у организации должны быть ключи электронной цифровой подписи (ЭЦП). Средства электронно-цифровой подписи должны иметь сертификат ФСБ России (п. 2.3 Методических рекомендаций, утвержденных приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534, п. 4.2 Методических рекомендаций, утвержденных приказом МНС России от 10 декабря 2002 г. № БГ-3-32/705).

Ключи ЭЦП необходимы для того, чтобы:

– сохранить конфиденциальность переданной информации;

– идентифицировать организацию-налогоплательщика;

– защитить отчетность от несанкционированных исправлений.

Перечень организаций, аккредитованных ФНС России на выдачу и удостоверение ключей ЭЦП, опубликован на официальном сайте налоговой службы www.nalog.ru.

Внимание! За сохранность ключа ЭЦП и правильность использования ЭЦП отвечает руководитель организации или уполномоченное им лицо, на которое зарегистрирован сертификат ключа ЭЦП (ст. 12 Закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ).

Порядок организации электронного документооборота при передаче налоговой отчетности по телекоммуникационным каналам связи регулируется Методическими рекомендациями, утвержденными приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534. При подготовке и передаче налоговой отчетности в электронном виде придерживайтесь следующего алгоритма.

1. Подготовьте все данные, необходимые для заполнения декларации. Эти данные должны соответствовать утвержденному электронному формату. В специальной программе все форматы уже установлены, а при изменении форм отчетности они автоматически обновляются. Программа для проверки соответствия подготовленной электронной отчетности действующим электронным форматам размещена на сайте ФНС России www.nalog.ru.

2. Подготовленные данные перенесите в электронную декларацию. Это можно сделать вручную или автоматически (если в бухгалтерской программе есть функция передачи готовой отчетности по электронной почте). Если данные переносятся вручную, то специализированная программа проконтролирует, правильно ли это сделано. Заверьте декларацию ЭЦП.

3. Если декларация подается через уполномоченного представителя, сформируйте информационное сообщение о реквизитах доверенности, выданной такому представителю. Заверьте это сообщение ЭЦП.

4. Сформируйте транспортное сообщение (файл, который содержит передаваемые сведения в зашифрованном виде) и отправьте его налоговую инспекцию через спецоператора. Если декларацию подает уполномоченный представитель, в транспортном сообщении должны быть зашифрованы сведения о реквизитах его доверенности.

5. Сохраните подписанные ЭЦП документы, переданные в налоговую инспекцию.

6. В течение двух часов после отправки налоговой отчетности от спецоператора поступит подтверждение даты отправки электронного документа. Это дата является датой сдачи налоговой декларации (п. 4 ст. 80 НК РФ, п. 1 Методических рекомендаций, утвержденных приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534). Получив данный документ, проверьте подлинность ЭЦП спецоператора и сформируйте извещение о получении этого подтверждения. Затем поставьте ЭЦП на извещении, сформируйте транспортное сообщение и отправьте его спецоператору. Это можно сделать в течение суток. Подтверждение даты отправки и свое извещение о получении сохраните.

Отправленная в инспекцию налоговая отчетность проходит три этапа контроля.

На первом этапе проводится технический контроль, в частности проверяется соблюдение формата файлов и имя отправителя (п. 1 раздела I приложения 6 к Методическим рекомендациям, утвержденным приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534). По результатам проверки в организацию поступит извещение о получении налоговой отчетности или сообщение об ошибке. Первый документ означает, что отчетность прошла первый этап контроля. Поступление второго документа означает, что при отправке отчетности произошли технические ошибки. В таком случае отчетность придется отправить заново.

На втором этапе проводится проверка реквизитов организации (представителя), подлинности ЭЦП, а также проверка вложенных файлов (имя, структура, формат, налоговый период и т. д.) (п. 2–5 раздела I приложения 6 к Методическим рекомендациям, утвержденным приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534). По результатам проверки в организацию может поступить уведомление об отказе с указанием причин, по которым инспекция не принимает отчетность. В этом случае отчетность придется уточнить и сдать заново. Если такое уведомление не поступило, значит, второй этап контроля пройден.

На третьем этапе проверяется содержание налоговой отчетности. По результатам проверки в организацию поступит квитанция о приеме отчетности или уведомление об отказе в приеме отчетности с указанием причин отказа. Получение первого документа означает, что налоговая отчетность инспекцией принята (п. 1 Методических рекомендаций, утвержденных приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534). Если поступил второй документ, нужно проанализировать причины отказа, переделать налоговую декларацию и сдать ее заново. Основания для отказа в приеме налоговой декларации перечислены в пункте 133 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 18 января 2008 г. № 9н.

Не позднее следующего рабочего дня с момента получения квитанции о приеме (или уведомления об отказе) проверьте подлинность ЭЦП налоговой инспекции, сформируйте извещение о получении, поставьте ЭЦП, сформируйте транспортное сообщение и направьте его в налоговую инспекцию (через спецоператора). Квитанцию о приеме (или уведомление об отказе) нужно сохранить.

После технического контроля показатели представленной отчетности вводятся в базу данных налоговой инспекции. На этой стадии инспекция может выявить логические или фактические ошибки. По результатам этой проверки в организацию (не позднее следующего рабочего дня после отправки извещения о получении квитанции о приеме) поступит извещение о вводе или уведомление об уточнении данных отчетности. Первый документ подтверждает факт переноса показателей отчетности в базу данных налоговой инспекции. Поступление второго документа означает, что декларация требует пояснений или уточнений.

Такой порядок электронного документооборота при сдаче налоговой отчетности через телекоммуникационные каналы связи следует из положений пункта 3 Методических рекомендаций, утвержденных приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534.

Как поступить, если в электронной декларации допущены ошибки?

Ответ на этот вопрос зависит от характера ошибок, допущенных в электронной декларации.

Если ошибки носят технический характер, то декларация не пройдет входной контроль в налоговой инспекции. Организация будет извещена об этом сообщением об ошибке, которое придет в открытом (не зашифрованном) формате, или уведомлением об отказе в приеме декларации. Такой порядок предусмотрен пунктами 3.6, 3.10, 3.13 Методических рекомендаций, утвержденных приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534. При получении таких электронных извещений декларацию придется сдавать заново.

Если электронная декларация пройдет входной контроль в соответствии с приложением 6 к Методическим рекомендациям, утвержденным приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534, но в ее показателях обнаружатся ошибки, организации будет направлено уведомление об уточнении данных отчетности. На основании этого документа организация должна будет в течение пяти рабочих дней представить в инспекцию пояснения (или внести исправления в налоговую декларацию). Такой порядок предусмотрен положениями подпункта 2 пункта 156 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 18 января 2008 г. № 9н.

Если организация успеет исправить ошибки до того, как истечет последний срок сдачи отчетности, инспекция сочтет правильным уточненный вариант (п. 2 ст. 81 НК РФ). Если не успеет, а сумма налога была занижена, то перед отправкой уточненной декларации надо перечислить в бюджет недоимку по налогу и пеням. Такой порядок предусмотрен в пунктах 3 и 4 статьи 81 Налогового кодекса РФ.

Если электронная декларация отправлена своевременно, но при считывании информации в налоговой инспекции произошел программный сбой, привлекать организацию к ответственности по статье 119 Налогового кодекса РФ за несвоевременное представление отчетности неправомерно. Не применяется эта статья и в том случае, если декларация представлена с техническими ошибками или в формате, не соответствующем требованиям. Такие выводы подтверждаются арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 18 августа 2008 г. № А33-17605/07-03АП-922/08-Ф02-3840/08, Уральского округа от 5 мая 2008 г. № Ф09-3138/08-С2).

Может ли налоговая инспекция оштрафовать организацию по статье 119 или 119.1 Налогового кодекса РФ, если из-за отключения Интернета она не смогла своевременно сдать налоговую декларацию? Организация обязана представлять налоговую отчетность по телекоммуникационным каналам связи

Ответ на этот вопрос зависит от причины, по которой Интернет был отключен.

Если в отключении Интернета виновна организация (например, если доступ в сеть не был оплачен), то она может быть привлечена к налоговой ответственности. Такого мнения придерживаются представители Минфина России в частных разъяснениях. Аргументируют они его так.

Обязанность организации-налогоплательщика подавать налоговые декларации установлена пунктом 1 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Соответственно, если организация не смогла своевременно сдать налоговую декларацию из-за отключения Интернета, она будет привлечена к ответственности за непредставление налоговой декларации по статье 119 Налогового кодекса РФ.

Однако если она представила отчетность неустановленным способом (например, на бумажном носителе), то ее привлекут к ответственности по статье 119.1 Налогового кодекса РФ. Так как законодательство не дает право организациям с численностью сотрудников более 100 человек выбирать, как сдавать отчетность: в бумажном виде или по телекоммуникационным каналам связи (п. 3 и 4 ст. 80 НК РФ, письмо Минфина России от 10 марта 2009 г. № 03-02-07/1-119).

Если причиной отключения Интернета являются обстоятельства, не зависящие от организации (например, аварийный сбой в подаче электроэнергии), то ее вины в несвоевременном представлении декларации нет. При документальном подтверждении форс-мажорных обстоятельств ответственность за непредставление налоговой отчетности применяться не должна (подп. 1 и 4 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Может ли налоговая инспекция оштрафовать организацию по статье 119 Налогового кодекса РФ за несоблюдение способа представления налоговой декларации? Организация обязана передавать налоговую отчетность по телекоммуникационным каналам связи, но представила декларацию на бумажном носителе

Нет, не может.

Ответственность за несоблюдение установленного способа представления налоговой отчетности в электронном виде предусмотрена статьей 119.1 Налогового кодекса РФ. Если организация представила декларацию своевременно, но при этом нарушила установленный порядок передачи отчетности, привлечь ее к ответственности можно только по этой статье. Размер штрафа составляет 200 руб.

Взыскивать штраф по статье 119 Налогового кодекса РФ инспекция не вправе, так как эта мера ответственности предусмотрена за другое правонарушение – непредставление (несвоевременное представление) отчетности (ст. 106 НК РФ).

До 2 сентября 2010 года (дата вступления в силу Закона от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ) ответственность за несоблюдение способа представления отчетности отдельно установлена не была. Вопрос о том, можно ли квалифицировать такое нарушение как непредставление (несвоевременное представление) налоговой декларации, был неоднозначным.

Может ли организация представлять уточненные налоговые декларации за прошлые налоговые периоды в бумажном виде, если среднесписочная численность сотрудников за предыдущий год превысила 100 человек?

Нет, не может.

Если среднесписочная численность организации за предыдущий год превысила 100 человек, то она обязана сдавать всю налоговую отчетность исключительно в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ). Это правило распространяется и на уточненные декларации за прошлые налоговые периоды.

Это правило также распространяется на организации, которые отнесены к категории крупнейших налогоплательщиков. Они обязаны представлять всю налоговую отчетность в электронном виде, в том числе и уточненные декларации за прошлые периоды. Об этом сказано в письме Минфина России от 24 мая 2007 г. № 03-02-07/1-256.

Внимание! За несоблюдение установленного способа представления налоговой отчетности в электронном виде предусмотрена налоговая ответственность. Размер штрафа составляет 200 руб. за каждое нарушение. Об этом говорится в статье 119.1 Налогового кодекса РФ.