Как правильно проводить расчет и списание суточных командировочных расходов в 2014 году

В этой статье мы поговорим об особенностях выдачи суточных командировочных расходов в 2014 году. Итак, размер суточных для сотрудников, пребывающих в командировке, организация, как и ранее, будет определять самостоятельно посредством коллективного (трудового) договора или приказа руководителя. Подобный порядок распространяется не только на командировки по Российской Федерации, но и на поездки за пределы нашей страны.

В процессе расчета налога на прибыль не нужно нормировать суточные. Командировочный расходы списываются в размере, который предусмотрен внутренне организационной документацией: трудовым договором, положением о командировках и прочими. Проводить начисление взносов (в частности, на травматизм) на суточные также не нужно. Это вызвано тем, что подобные выплаты выступают в качестве гарантии, предусмотренной законодательством РФ. Поэтому суточные выплаты в размере, предусмотренном документами той или иной организации, полностью освобождаются от взносов. Это правило не распространяется на суточные расходы, размер которых больше установленных компанией норм. В подобном случае взносы начисляются.

А вот с НДФЛ ситуация обстоит следующим образом. Этим налогом не облагаются суточные командировочные расходы в пределах:

• 700 рублей за один день нахождения в командировке в РФ;
• 2500 рублей за день нахождения в зарубежной командировке.

Если компания предоставляет суточные больше вышеописанных норм, необходимо удержать НДФЛ (не со всей суммы, а только с разницы между размером начисленной выплаты и законодательно установленным лимитом). Например, учреждение выплачивает за день командировки по РФ суточные в размере 1000 рублей. НДФЛ в этом случае будет удержано с 300 рублей (то есть, 1000 — 700).

Расходы в виде суточных учитываются на дату, когда был утвержден авансовый отчет. Это правило необходимо использовать и при кассовом методе и при методе начисления. Это вызвано тем, что в процессе выдачи сотруднику авансовых средств на командировку (учитывая при этом приблизительный размер суточных) никакого расхода нет. Сумма суточных за все дни командировки определяется исключительно после предоставления сотрудником авансового отчета.

Суточные можно списать и при однодневной командировке по РФ. Однако здесь следует сделать небольшую оговорку: они будут списываться не в составе командировочных расходов, а в составе остальных расходов, которые связанны с процессом производства и реализации. Все дело в том, что суточные не выплачиваются, если, например сотрудника командировали в местность, откуда он ежедневно может возвращаться к месту своего проживания. В этом случае при однодневной командировке суточные не положены, выплаты сотруднику при расчете налога на прибыль не рассматриваются как командировочные расходы.

С другой стороны, начисленные выплаты можно рассматривать в качестве возмещения других затрат сотрудника, которые были произведены с разрешения работодателя. Из этого следует, что они могут подпадать под категорию расходов, связанных непосредственно с производством и реализацией (пункт 1 статьи 264 НК РФ). Но это возможно только при условии, что они прописаны во внутренних документах учреждения (в приказе директора и т.д.) и есть подтверждающие документы (например, чеки из заправки и кафе).

---

Автор статьи: Буренин Виктор

Автор цикла статей, посвященных оптимизации налогообложения и сдаче налоговой отчетности при УСН, администратор и консультант сайта usn-rf.ru по указанным проблемам.

Разработчик онлайн сервиса по автоматическому формированию налоговых деклараций по УСН. Подробнее...

---