С этой статьи вы узнаете, как правильно составлять справки для сотрудников, у которых есть дети. Также вы сможете проверить, верно ли они оформлены для последующего принятия к учету.
Это убережет вас от излишней траты времени.
Обратите внимание! Вы можете столкнуться с ситуацией, когда сотрудник, у которого есть дети, попросит вас представить справку для работодателя супруги (а). Всего справок такого типа три: о том, что сотрудник не получает в учреждении детское пособие; о том, что он не пользовался дополнительными выходными днями по уходу за ребенком-инвалидом; о том, что он ему не оказывали материальную помощь от компании по случаю рождения ребенка.
Составление таких справок не имеет стандартного алгоритма. Вам необходимо представить документ не более чем через три рабочих дня (согласно положению статьи 62 ТК РФ).
Итак, справка №1 – работник не получал детские пособия. Согласно законодательству РФ, отпуск по уходу за ребенком оформляется не исключительно на маму, но и на любого другого работающего члена семьи, например, на отца. Но уйти одновременно в такой отпуск супруги не могут.
Пособие при рождении ребенка выдается только одному из родителей. Поэтому всегда от второго родителя требуют справку, в которой сказано, что он не получал от учреждения, в котором работает, пособие при рождении ребенка. Справка выдается для возможности представления работодателю второго родителя ребенка (мамы или папы).
Это обязательный документ для начисления пособий. Без подобной справки сотрудники ФСС РФ не зачтут расходы на эти выплаты. Скорее всего, на их сторону станут и судьи (постановление ВАС РФ № ВАС-395/12 от 10 февраля 2012 г).
Структурные элементы справки. В справке необходимо, прежде всего, написать, получал ли сотрудник компании по рождению ребенка единовременное пособие. Также следует указать, оформил ли он отпуск по уходу (если да – указать точный временный отрезок). Это очень важный момент, ведь оба родителя не могут одновременно идти в оплачиваемый отпуск по уходу. Остальную информацию, например дату и номер приказа о приеме сотрудника на работу, указывать необязательно.
Обратите внимание! Если сотрудник прервал отпуск по уходу для того, чтобы в него пошла жена, то в справке необходимо написать ту дату, когда он приступил к работе и больше не получает детское пособие.
В дополнение к справке с места работы второго родителя для назначения пособия сотрудник должен представить в бухгалтерию такие документы:
– заявление о выплате пособий;
– ксерокопию свидетельства о рождении ребенка;
– ксерокопии свидетельств о рождении остальных детей (если таковые есть), ведь размер начисляемого пособия зависит также от того, сколько в семье детей;
– справку о рождении ребенка (для возможности получения единовременного пособия).
Еще может понадобиться справка №2 – сумма оказанной материальной помощи при рождении ребенка. Материальная единовременная помощь, выплачиваемая работнику компанией в течение года, не подпадает под подоходный налог в пределах 50 тысяч рублей (пункт 8 статьи 217 НК РФ). Чиновники при этом указывают на то, что родители имеют общий лимит выплат, необлагаемых налогом в размере 50 тыс. руб. Например, мама написала заявление об оказании материальной помощи по случаю рождения ребенка. Директор предприятия дал распоряжение начислить ей 30 тысяч рублей. Согласно законодательству, с этой суммы не удерживается НДФЛ. Но папа ребенка, в свою очередь, также может попросить у себя в компании о начислении соответствующих выплат. Для этого необходима справка, подтверждающая, что деньги ему не выплачивались или с четко указанной суммой начисленных средств. Для быстрого определения суммы детских пособий рекомендуем воспользоваться «Безошибочным расчетчиком зарплат» на сайте rz.glavbukh.ru.
Структурные элементы справки. У чиновников нет никаких специальных требований к этому документу. Как ранее отмечали в Минфине РФ, можно оформлять справку формы 2-НДФЛ. Совсем недавно сотрудники налоговой службы уточнили, что представление справки 2-НДФЛ от второго родителя необязательно. Документ не имеет стандартной формы, сотрудник может, например, просто написать заявление о том, что он не получал по месту работы материальную помощь. Но вам лучше всего составить для себя шаблон справки, обеспечивающий выдачу всем сотрудникам документа по единому образцу.
Обратите внимание! Если сотрудник получил материальную помощь при рождении ребенка, то четко укажите в справке, в каком именно размере.
Для перестраховки лучше всего попросить такую же справку с места работы второго родителя. Кстати, как считают сотрудники Минтруда России, страховые взносы не обязательно начислять на выплаты обоих родителей в пределах 50 тысяч руб. каждая – и маме, и папе (согласно пункту 3 части 1 статьи 9 Федерального закона № 212-ФЗот 24 июля 2009 г.).
Справка №3. – дополнительные выходные, которые брал сотрудник. Сотрудник, у которого есть ребенок-инвалид, не достигший 18 лет, может ежемесячно брать 4 дополнительных выходных, оплачиваемых ФСС РФ. Дополнительными выходными может воспользоваться не только один работающий родитель, но и оба, разделив между собой положенные по законодательству выходные дни. При этом стоит отметить, что можно использовать выделенные дни подрядили отдельно (например, по одному на каждую неделю). Предоставление аналогичной справки с места работы второго родителя необходимо всегда, когда сотрудник хочет взять положенные выходные дни.
Структурные элементы справки. В справке этого типа обязательно должно присутствовать конкретное число выходных дней, которые предоставлены сотруднику в текущем месяце за счет ФСС (или указать, что он их не брал). В случае если второй родитель нигде не работает, необходим документ (копия), который подтверждает этот факт (подойдет, например, трудовая книжка).
Обратите внимание! В этой справке необходимо сообщать исключительно об использованных дополнительно днях текущего месяца. Неиспользованные дни за прошлые месяцы подсчитывать не нужно, ведь они не накапливаются.
Два дополнительных документа, которые потребуются для детских выплат
|
Ситуация |
Документальное оформление |
Разъяснения |
| Один из супругов хочет передать другому свой стандартный детский вычет по НДФЛ | Потребуется справка формы 2-НДФЛ с работы супруга, который намерен передать право на вычет. Этот документ оформляется каждый месяц. | Если один из родителей отказывается от права на детский вычет, тогда второй на основании соответствующего заявления получитв удвоенном размереправо на вычет по месту работы. Однако это правило распространяется лишь на те случаи, когда родитель, желающий отказаться от вычета получает доход, который облагается по ставке 13% (этот доход не должен превышать 280 тысяч рублей с начала года). Все вышеперечисленное подтверждается справкой формы 2-НДФЛ. Если родитель не работает, то он не может претендовать на вычет (передавать нечего). Например: супруга вашего сотрудника находится в отпуске по уходу за ребенком. У нее нетдоходов, облагаемых налогом. Поэтому работникне может получить двойной вычет. |
| Сотрудник начал работать в компании не с начала года и взял больничный по уходу за маленьким ребенком | Потребуется справка с прошлого места работы сотрудника о том, сколько в текущем году им было использовано дней по уходу за этим ребенком. | Время, на протяжении которого сотрудник может получать материальную помощь по уходу за ребенком (или любым другим членом семьи)определяется пунктом 1 части 5 статьи 6 Федерального закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 г.В частности, при уходе за ребенком, не достигшим семи лет, ФСС РФ оплачивает не более шестидесяти календарных дней в год. При этом также важно, сколько дней ухода за заболевшим родственником было уже использовано работником за год. То есть,нет никакого значения, сколько в общей сложности болел ребенок (или любой другой член семьи). В данном случае не нужно представлять справку от второго родителя. Необходима только справка с предыдущего места работы вашего сотрудника. |
Подведем итог.
1. Сотрудник может запросить все три справки для представления работодателю своей супруги/супруга: о том, что сотрудник не получает в учреждении детское пособие; о том, что он не использовал дополнительные выходными дни по уходу за ребенком-инвалидом; о том, что он не получал материальные выплаты от компании по случаю рождения ребенка.
2. Все вышеперечисленные справки составляются в произвольной форме.
Написать комментарий