Какие документы нужно сдать в Пенсионный фонд РФ в составе персонифицированного отчета

Страхователи (организации и предприниматели) в целях персонифицированного учета подают в Пенсионный фонд РФ индивидуальные сведения в отношении своих сотрудников (т.е. данная статья не касается предпренимателя, не имеющего наемных рабочих. Прим. БухгалтерМинус) по формам, утвержденным постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п. Порядок их представления в Пенсионный фонд РФ прописан в Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

В 2010 году отчетными периодами для представления отчетности страхователями (организациями и предпринимателями) признаются полугодие и календарный год. По итогам отчетных периодов отчетность нужно подать:

– за полугодие – до 1 августа 2010 года;

– за год – до 1 февраля 2011 года.

Об этом сказано в части 12 статьи 37 Закона от 24 июля 2009 г. № 213-ФЗ, подпункте «з» пункта 2 и пункте 30 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

При представлении отчетности организации (предприниматели) заполняют следующие формы:

– № СЗВ-4-1 – «Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица»;

– № СЗВ-4-2 – «Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (списочная форма)»;

– № АДВ-11 – «Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование»;

– № АДВ-6-1 – «Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР».

Указанные документы организация должна представить в Пенсионный фонд РФ не только в составе персонифицированного отчета за отчетные периоды, но также в случае своей ликвидации или реорганизации. То же самое касается и предпринимателя, прекращающего свою деятельность.

Об этом сказано в пункте 3 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пункте 37 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Внимание!

Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 23 июня 2010 г. № 152п и постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 7 июля 2010 г. № 166п вводятся новые формы отчетности по персонифицированному учету, а также вносятся изменения в действующие формы. В настоящее время эти документы не вступили в силу. Однако на практике территориальные отделения Пенсионного фонда РФ требуют, чтобы отчетность за первое полугодие 2010 года была представлена на обновленных бланках.

Представители фонда объясняют эти требования переходом на новое программное обеспечение, которое может обрабатывать только новые формы отчетности. Такие требования не соответствуют законодательству. Нормативные акты Пенсионного фонда РФ подлежат госрегистрации и официальному опубликованию в порядке, предусмотренном для нормативных актов федеральных органов исполнительной власти (п. 1 Указа Президента РФ от 20 марта 2001 г. № 318). Применять их нужно только через 10 дней после даты официального опубликования (п. 12 Указа Президента РФ от 23 мая 1996 г. № 763). На сегодняшний день акты, которые вносят изменения в постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п, не вступили в силу. Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 23 июня 2010 г. № 152п опубликовано 16 июля 2010 года и будет действовать только с 27 июля 2010 года. Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 7 июля 2010 г. № 166п пока не опубликовано. Однако во избежание конфликтов организации лучше сдавать отчетность по персонифицированному учету на новых бланках (в новом электронном формате).

Форма № СЗВ-4-1 – индивидуальная. Ее необходимо заполнить только по тем сотрудникам, у которых в течение отчетного периода имели место условия для досрочного назначения пенсии. К ним относится время работы:

– в особых территориальных условиях;

– в особых условиях труда;

– в других условиях, необходимых для досрочного назначения пенсии.

Эту форму заполните также по сотрудникам, у которых в течение отчетного периода имели место особые периоды работы, влияющие на начисление страхового стажа (например, работа осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы или отпуск по уходу за ребенком). Отдельные виды таких периодов перечислены в классификаторах «Исчисляемый трудовой стаж: основание…» и «Исчисляемый трудовой стаж: дополнительные сведения…» приложения 1 к Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Списочная форма № СЗВ-4-2 представляется по всем сотрудникам, у которых в отчетный период отсутствовали условия (периоды работы) для досрочного назначения пенсии.

Такие выводы следуют из пункта 43 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Необходимые для персонифицированного отчета сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах организация (предприниматель) вносит на основании данных бухучета. Сведения о страховом стаже – на основании приказов и других документов по учету кадров. Об этом сказано в пункте 1 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и пункте 30 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

«Главбух» советует

В качестве наглядного примера оформления документов индивидуального (персонифицированного) учета можно использовать образцы документов, приведенные в приложении 2 к Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Ситуация: какие документы в составе персонифицированного отчета должен представить в Пенсионный фонд РФ предприниматель, если он не привлекает к работе сотрудников (ни по трудовому, ни по гражданско-правовому договору) и не ведет предпринимательской деятельности

Предприниматель обязан отчитываться в Пенсионный фонд РФ не только в отношении своих сотрудников, но и за себя (ст. 1, 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

В последнем случае он должен представить сведения не как страхователь, а как физическое лицо, самостоятельно уплачивающее пенсионные взносы. Данные сведения должны содержать:

– страховой номер индивидуального лицевого счета;

– фамилию, имя, отчество;

– сумму уплаченных взносов обязательного пенсионного страхования;

– другую информацию, необходимую для правильного начисления трудовой пенсии.

Об этом сказано в пункте 5 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

К указанным сведениям предприниматель в подтверждение уплаты пенсионных взносов должен приложить копию платежного документа на уплату пенсионных взносов (например, платежного поручения) (п. 6 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, п. 42 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н).

Специальных форм для подачи в Пенсионный фонд РФ сведений физическими лицами, самостоятельно уплачивающими пенсионные взносы, законодательством не установлено. Поэтому предприниматель может их представить в произвольной форме. В то же время некоторые отделения Пенсионного фонда РФ рекомендуют использовать форму № АДВ-11 – «Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование». А некоторые суды их поддерживают в этом (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 16 апреля 2008 г. № Ф09-2469/08-С1).

Отсутствие предпринимательской деятельности не исключает обязанности предпринимателя ежегодно отчитываться в Пенсионный фонд РФ (абз. 5 ст. 1 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, п. 4 и 42 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н).

Если документы персонифицированного учета в Пенсионный фонд РФ представляет организация, то ее руководитель (назначенный руководителем сотрудник) должен их все заверить своей подписью и печатью организации. Если индивидуальные сведения подает предприниматель, он должен проставить на документах свою подпись.

Об этом сказано в пункте 38 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Общий и детальный порядок оформления документов персонифицированного учета, порядок формирования их в комплекты (пачки) в зависимости от способа их подачи в Пенсионный фонд РФ содержится в Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Прежде чем передать персонифицированный отчет в Пенсионный фонд РФ, страхователь (организация или предприниматель) должен сгруппировать составляющие этот отчет документы в пачки. Каждая – размером не более 200 документов. Причем, если в состав пачки входят документы по форме № СЗВ-4-2, необходимо следить, чтобы количество сотрудников, указанных в этой форме, а также представленных в общем в пачке не превышало 200 человек. Порядок нумерации (заполнения реквизита «N п/п») в форме № СЗВ-4-2 – сквозной в пределах пачки.

В пачку включите документы, составленные только по одной форме. Кроме того, в отношении форм № СЗВ-4-1 и № СЗВ-4-2 установлены дополнительные ограничения. Они группируются в отдельные пачки, если содержат:

– сведения о сотрудниках, выходящих на пенсию;

– корректирующие сведения;

– отменяющие сведения;

– сведения о сотрудниках, выходящих на пенсию, и одновременно корректирующие сведения в отношении этих сотрудников;

– сведения о сотрудниках, выходящих на пенсию, и одновременно отменяющие сведения в отношении этих сотрудников;

– сведения о сотрудниках, работающих в разных территориальных условиях;

– сведения о сотрудниках, входящих в различные категории застрахованных лиц.

К каждой пачке документов необходимо приложить опись (форма № АДВ-6-1).

Такие правила формирования пачек указаны в пунктах 6, 7 и 11 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Порядок оформления пачек разъяснен в пункте 12 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Внимание!

Некоторые отделения Пенсионного фонда РФ требуют представить вместе с пачками документов персонифицированного учета титульный лист (пояснительную записку). Его можно составить в произвольной форме или по форме, рекомендованной территориальным отделением Пенсионного фонда РФ. Форма титульного листа (пояснительной записки) для передачи индивидуальных сведений в пенсионные отделения размещена на странице http://www.pfrf.ru/providing_information/ (см. «Правила оформления и формы документов»/ Сведения за год /«Титульный лист на папку с документами ПУ (бумажными и электронными)»).

До представления в Пенсионный фонд РФ индивидуальных сведений по сотрудникам организация (предприниматель) должна также сделать копии этих документов и хранить их у себя по правилам, аналогичным правилам хранения бухгалтерских документов (п. 3 ст. 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, п. 47 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н).

В случае обнаружения ошибок в документах, которые уже были переданы в Пенсионный фонд РФ, страхователь (организация или предприниматель) должен в течение двух недель представить исправленные документы (п. 34 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н).

Если Пенсионный фонд РФ обнаружит несоответствие сведений в представленных документах (по результатам проверки), он должен уведомить об этом организацию (предпринимателя). В течение двух недель после получения такого уведомления необходимо устранить расхождения и представить в пенсионное ведомство уточненные данные. Иначе Пенсионный фонд РФ произведет корректировку сведений самостоятельно, сообщив позднее о своем решении организации (предпринимателю) и назначит соответствующий штраф. Такой порядок следует из статей 16, 17 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, а также пунктов 40, 41 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Внимание!

За несдачу документов персонифицированного учета в Пенсионный фонд РФ организации (предпринимателю) грозит штраф в размере 10 процентов от суммы пенсионных взносов, причитающихся к уплате за отчетный год. Такой же штраф ожидает организацию (предпринимателя) за подачу в Пенсионный фонд РФ неполного и (или) недостоверного персонифицированного отчета. Взыскание штрафа производится в судебном порядке. Об этом сказано в части 3 статьи 17 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

О.Д. Хороший, государственный советник налоговой службы РФ II ранга

Источник Система Главбух