Формулы расчета сведений о среднесписочной численности работников за год
Среднесписочная численность работников (ССЧ) за произвольный промежуток времени (квартал, год, полугодие, несколько месяцев) высчитывается на базе месячной среднесписочной численности работников, входящий в этот промежуток.
До 21 января 2019 года организации и ИП должны подать сведения о среднесписочной численности работников. Изменились формулы, по которым определяется этот показатель за 2018 год.
Статистическая отчетность, и показатели в форме 4-ФСС считаются по одинаковым формулам, они указаны в приказе Росстата № 772 от 22.11.2017. Ранее численность считали, ориентируясь на приказ Росстата от 26.10.2015 № 498, который действовал до 2018 года.
Считаем среднесписочную численность работников по новым правилам
Расчет среднесписочной численности работников, по правилам, действующим с 2019 года для отчетности за предыдущий год удобнее проводить в 4 шага.
Шаг 1. Считаем списочную численность за каждый день месяца
Учитываем только тех работников, с кем заключены трудовые договоры (Приказ Росстата № 772, п. 76 Указаний). Если сотрудник на больничном, в отпуске или в командировке то из необходимо все равно учитывать.
Сотрудников, которых не нужно учитывать, перечислили в пункте 78 Приказа Росстата № 772:
- работники, заключившие договор ГПХ;
- внешние совместители;
- учредители организации, не имеющие должности и не получающие зарплату;
- адвокаты и др.
Пример 1. Расчет списочной численности работников
В ООО «Фортуна» на 30 сентября 2018 года числятся 15 работников. Трое из них – внешние совместители, а два сотрудника работают по договору подряда.
Считаем списочную численность на 30 сентября:
15 чел. – 3 чел. – 2 чел. = 10 чел.
Шаг 2. Рассчитываем месячную численность работников с полным рабочим днем
Для получения среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем применяем формулу:
В показателе ССЧ с полным рабочим днем на каждое число месяца учитывают праздничные и выходные дни.
Не учитывают в расчете сотрудников с неполным рабочим временем, сотрудниц в декретном отпуске, в отпуске по уходу за ребенком. Еще не берутся в расчет сотрудники, взявшие отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз (п.79 Приказа Росстата № 772).
Внимание: если находясь в отпуске по уходу за ребенком, сотрудница работает неполный день, из среднесписочной численности ее исключать не нужно. Новые правила указаны в Приказе Росстата № 772 и начали действовать с 2018 года. Такое правило отсутствовало в старом порядке расчета ССЧ.
Пример 2. Расчет месячной численности сотрудников с полным рабочим днем
Вернемся к Примеру 1. Списочная численность работников в ООО «Фортуна» на 30 сентября составляет 10 человек. Восемь работают полный рабочий день. Две работницы 6 и 17 сентября ушли в отпуск по уходу за ребенком.
Рассчитываем списочную численность сотрудников за все дни сентября:
(10 чел. х 5 дн.) + (9 чел. х 12 дн.) + (8 чел. х 13 дн.) = 262 чел.
Узнаем ССЧ с полным рабочим днем:
262 чел./ 30 дн. = 8.73 чел. (пока не округляем).
Шаг 3. Считаем месячную численность работников с неполным рабочим днем
Считаем сотрудников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Вычисляем численность в два этапа (Приказ Росстата № 772, п.79.3):
- Узнаем количество человеко-дней, отработанных сотрудниками с неполным рабочим днем. Чтобы получить это число делим месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
- Считаем месячную численность. Число человеко-дней за месяц делим на число рабочих календарных дней в месяце.
Пример 3. Вычисляем месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем
Списочная численность работников в ООО «Фортуна» на 30 сентября составляет 10 человек. Трое работников работают на неполную ставку: по 2, 6 и 4 часов в день соответственно.
Считаем количество человеко-дней за сентябрь:
2 чел.-час х 21 день / 8 ч + 6 чел.-час х 21 день / 8 ч + 4 чел.-час х 21 день / 8 ч = 5.25 + 15.75 + 10.5 = 31.5 чел.-день
Посчитаем среднесписочную численность работников за месяц:
31.5 чел.-день / 21 день = 1.5 чел. (пока не округляем).
Шаг 4. Вычисляем среднесписочную численность сотрудников за месяц
Чтобы узнать среднесписочную численность за месяц складываем численность рабочих с полным и неполным рабочим днем за этот период. При получении дробного числа округляем его до целого значения (Приказ Росстата № 772, п. 79.4).
Рассчитываем этот показатель за сентябрь, используя данные из предыдущих расчетов:
8.73 чел. + 1.5 чел. = 10.23 чел. (округляем до 10 человек).
Шаг 5. Рассчитываем среднесписочную численность работников за год
Вычисляем среднесписочную численность сотрудников за год по следующей формуле:
Внимание! Если нужно посчитать численность рабочих за первый квартал, складываем показатели за январь, февраль и март и делим на 3. Точно также вычисляется численность за полугодие и 9 месяцев.
Пример 4. Итоговые вычисления среднесписочной численности за год
На протяжении 2018 года в ООО «Фортуна» среднесписочная численность рабочих составляла:
| Месяц | Среднесписочная численность, чел. |
| Январь | 11 |
| Февраль | 11 |
| Март | 10 |
| Апрель | 10 |
| Май | 12 |
| Июнь | 13 |
| Июль | 13 |
| Август | 13 |
| Сентябрь | 10 |
| Октябрь | 10 |
| Ноябрь | 11 |
| Декабрь | 11 |
Рассчитываем показатель за год:
(11 чел. + 11 чел. + 10 чел. + 10 чел. + 12 чел. + 13 чел. + 13 чел. + 13 чел. + 10 чел. + 10 чел. + 11 чел. + 11 чел.) / 12 мес. = 11.25 чел. (округляем до 11 человек)
Пример заполнения Сведений о ССЧ на основе рассчитанных данных. Для формирования документа использован онлайн-сервис в конце страницы:
Расчет среднесписочной численности работников с помощью онлайн-калькулятора
С помощью данного онлайн-инструмента можно значительно упростить расчет среднесписочной численности сотрудников. Для выполнения вычислений необходимо указать период, за который подаются сведения (год и граничные месяца периода). Например при подсчете ССЧ за 2018 год указываем:
2018 год с января по декабрь включительно
При подсчете ССЧ за сентябрь 2018 ставим:
2018 год с сентября по сентябрь включительно
Затем необходимо построчно ввести данные о сотрудниках. Обязательными являются 3 значения: «Дата начала деятельности», «Дата окончания деятельности», «Ставка». Значения разделяются одним или несколькими пробелами. В четвертой колонке можно персонифицировать запись, написав фамилию или должность. Это значение не является обязательным, не участвует в расчетах, но придает строкам наглядность.
01.01.2018 31.12.2018 1 Директор
1. Дата начала деятельности. Указывается либо дата поступления на работу, либо первое число первого месяца, участвующего в расчетах. Т.е. при подсчете ССЧ за 2018 год с января по декабрь включительно данные строки будет идентичными при подсчете:
01.01.2018 31.12.2018 0.5 Бухгалтер
10.07.2016 31.12.2018 0.5 Бухгалтер
2. Дата окончания деятельности. Если сотрудник работает в организации, то указывается последнее число последнего месяца участвующего в расчетах. Но указав более позднюю дату, вы не ошибетесь, так как в расчет будут браться дни за указанный временной период. Например при подсчете численности за 2018 год с октября по октябрь включительно, можно записать и так и так:
01.10.2018 31.10.2018 1 Сидоров
10.07.2016 31.12.2018 1 Сидоров
Если сотрудник во время расчетного периода уволился, то вторым значением будет дата увольнения. Например, если подсчитывается численность за год (за 2018 год с января по декабрь), а сотрудник Григорьев уволился 19.12.2018 то запись будет следующая:
01.01.2018 19.12.2018 1 Григорьев
Внимание! В том случае, если сотрудник уволился перед выходным или праздничным днем, то в нерабочие дни он тоже участвует в расчетах. Поэтому если Григорьев уволился в пятницу 14.12.2018 года, то «Датой окончания деятельности» указываем воскресенье 16.12.2018 года.
3. Ставка. Это значение идет после «Даты окончания деятельности» и переставляет собой целое или дробное число, в качестве десятичного разделителя можно использовать точку или запятую. Данное значение вычисляется исходя из длительности трудовой недели. Чаще всего это 40 часов. Считаем количество рабочих часов в месяц следующим образом:
Допустим, что в декабре 22 рабочих дня. Определяем нормативы, по которым будет работать персонал. Для этого норма времени будет рассчитываться по следующей формуле: 22*8=176 часов. Именно столько в среднем должен отработать каждый сотрудник на 1 ставку. Если Васечкин работал по 4 часа в день (88 часов в месяц) то в калькуляторе указываем 0.5 ставки. Если Савельев работал 120 часов из 176, то ставка вычисляется так: 120:176≈0.682 ставки.
Если у сотрудника менялась рабочая нагрузка, то в калькуляторе будет присутствовать несколько записей по одному сотруднику. Допустим Сергеев работал весь год на 1 ставку, но в период 02.07.2018 по 17.07.2018, подменяя заболевшего сотрудника, работал на 1.5 ставки. Значит при подсчете ССЧ за 2018 год с января по декабрь на Сергеева будут 3 записи:
01.01.2018 01.07.2018 1 Сергеев
02.07.2018 17.07.2018 1.5 Сергеев
18.07.2018 31.12.2018 1 Сергеев
Онлайн заполнение Сведений о среднесписочной численности работников
В справке о среднесписочной численности работников организация или ИП должен указать сведения о составе штата работников, принятых по трудовому договору. Данную Справку необходимо подать в налоговую инспекцию в определенные сроки. Если подаются сведения для существующей организации, то их необходимо предоставить не позднее 20-го января года, следующего за отчетным.
Если организация была открыта в течение года, в налоговую подать сведения она обязана не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации. Такое-же требование действует по отношению к реорганизованным организациям. Они подают в ИФНС сведения о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации.
Только что зарегистрированным ИП подавать сведения в году регистрации не нужно. Также не заполняют справку «Сведения о ССЧ» ИП без наемных работников.
При попадании любого из указанных сроков на праздники или выходные они в переносятся на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
При наведении указателя на красную звездочку можно получить подсказку, объясняющую какое значение необходимо вводить в поле.
Написать комментарий